订房人员要先确定可供销售房间的使用状况，以知道是否接受或谢绝订房要求。
    如果房间可供销售，通常酒店营销部会接受顾客的订房要求。而订房人员需即时将详细资料记载在订房记录中或电脑资料库中。
 

（1）谢绝订房的状况
1）酒店可能无法在订房日期满足顾客特殊的住宿要求。
2）酒店已经客满。
3）顾客已被列入黑名单（该顾客已被酒店管理部门列入黑名单中，无论任何均不受欢迎）。
（2）礼貌与程序
当谢绝订房要求时，订房人员的态度应该是礼貌的，且应该遵循下列程序：
1.无法满足顾客特殊的住宿要求，应对顾客表示表示歉意并说明其要求是无法提供的，试着帮他改变要求或变更日期。假如顾客不接受，可再提供其他相关姊妹酒店作为另一种选择。
2.客满时，道歉并说明酒店已经客满，建议顾客改变要求、日期或提供本集团的其他酒店。整理因为客满而谢绝订房的顾客历史资料并建档保存。
3.顾客在黑名单中，查看顾客先前是否有不良付款记录或其行为是否让人讨厌等，若有，谢绝订房，并将相关信息提供给接待人员以作参考。